Termina no dia 30 de abril de 2020 o prazo para as companhias, sociedades e associações privadas realizarem suas respectivas assembleias ou reuniões de sócios/associados para a tomada das contas da administração referentes ao exercício social encerrado em 31 de dezembro de 2019, conforme dispõe a Lei n. 10.406/2002 (“Código Civil”) e a Lei n. 6.404/1976 (“Lei das Sociedades por Ações”).
Este procedimento inerente e corriqueiro para estas organizações, neste ano de 2020 se deparou com a pandemia causada pelo Coronavírus 2019 (COVID-19), que está impactando na vida das pessoas, nos sistemas de saúde, no comércio, na economia e, consequentemente, na rotina das empresas de todo o mundo.
O Ministério da Saúde, através do Boletim Epidemiológico n. 05 do Centro de Operações de Emergências em Saúde Pública | COVID-19 da Secretaria de Vigilância em Saúde publicado em 14 de março de 2020, recomendou aos cidadãos que evitem o contato social e aglomerações, realizem reuniões virtuais e, quando possível, adotem o regime de home office, dentre outras medidas.
Diante disso, como as organizações devem proceder?
Companhias abertas – Voto à distância
A Lei das Sociedades por Ações (artigo 121, p. u.) prevê que os acionistas das companhias abertas podem participar remotamente da assembleia geral e votar mediante apresentação de boletim de voto a distância, em consonância com a Instrução Normativa nº 481/2009, conforme alterada, da Comissão de Valores Mobiliários (CVM). Então, por determinação legal as companhias abertas já teriam que oferecer os meios e condições necessários para que os acionistas participassem de forma remota da assembleia.
Sem prejuízo, a CVM está avaliando a melhor forma de orientar as companhias abertas quanto ao cumprimento do prazo e obrigações. Em breve, logo que divulgado pela CVM, atualizaremos a todos.
Companhias fechadas, sociedades limitadas e associações
O mesmo não se pode dizer em relação as companhias fechadas, sociedades limitadas e associações. A legislação brasileira é silente quanto a possibilidade de sócios/associados participarem a distância das assembleias ou reuniões destas organizações. Esta possibilidade dependeria de prévia disposição no Estatuto/Contrato Social ou concordância da totalidade dos sócios, uma vez que, via de regra, pressupõe-se que assembleia é presencial.
Além disso, há que se considerar o lado prático da situação, já que ainda que se realize a assembleia virtualmente, ainda é necessária a coleta das assinaturas nos livros de atas de assembleias e de presença de acionistas das companhias fechadas, nas atas de assembleia ou reuniões de sócios das sociedade limitadas* ou nas listas de presença das associações que, pela legislação, ainda requerem assinaturas físicas. Nota-se que a legislação brasileira, neste aspecto, não é adequada ao mundo digital atual, o que em tempo de pandemia, ficou ainda mais evidente.
*Esse não é o caso de sociedades limitadas localizadas em Estados cuja respectiva Junta Comercial já implementou o processo de registro de atos societários inteiramente digital, permitindo-se a formalização e assinaturas nas atas da assembleia ou reunião de sócios virtualmente, como é o caso de Minas Gerais, Mato Grosso, Rio Grande do Sul, Bahia, Distrito Federal.
Consequências e prejuízos do adiamento
O cancelamento e/ou adiamento das assembleias e reuniões vai de encontro à determinação legal já mencionada. De acordo com a legislação e doutrina brasileira, os administradores permanecem responsáveis pessoalmente perante terceiros e estarão sujeitos ao ressarcimento dos eventuais prejuízos decorrentes da não realização da assembleia ordinária nos quatro meses seguintes ao término do exercício social. A ausência ou postergação também pode favorecer conflitos societários a respeito da distribuição de lucros eventualmente apurados, além de dificuldade para obtenção de empréstimos, investimentos e participação em concorrências públicas ou privadas. No caso das companhias abertas, os administradores ainda estariam sujeitos a sanção administrativa da CVM, uma vez que a inobservância deste prazo legal é considerada infração grave.
Caso fortuito ou força maior
No entanto, a convocação de uma assembleia ou reunião presencial neste cenário de crise de saúde pública mundial iria na contramão das recomendações das autoridades públicas, podendo ser considerado uma irresponsabilidade da administração da organização. É possível argumentar que o adiamento da assembleia ou reunião, neste caso, se dá por motivo de caso fortuito e força maior, previsto no nosso Código Civil (art. 393), isto é, baseado em um evento imprevisível e incontrolável que impede o cumprimento de uma obrigação.
Alternativas a serem avaliadas caso a caso
Desta forma, caso todos os sócios concordem ou o Estatuto/Contrato Social disponha sobre a possibilidade de realizar a assembleia ou reunião de sócios virtualmente ou a possibilidade dos sócios participarem à distância, não haveria óbice à realização da assembleia ou reunião remotamente, observando-se as formalidades legais, sendo que os documentos poderiam ser assinados mediante certificado digital (para empresas registradas em Juntas Comerciais com processo inteiramente digital) ou mediante a nomeação de procurador para assinar os documentos físicos necessários e apresentação de orientação de voto, conforme aplicável.
Entretanto, caso esta tenha que ser presencial, neste momento, entendemos que o mais razoável seria aguardar, adiando a realização da assembleia presencial e, quando a situação estiver controlada, convocar e realizar a assembleia ou reunião extemporânea.
A equipe societária do Azevedo Sette Advogados se coloca à disposição para quaisquer esclarecimentos acerca das informações deste comunicado.