Em decorrência da adesão do Brasil à Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, conhecida como “Convenção da Apostila” (ou “Convenção de Haia”), os procedimentos atualmente exigidos para legalização de documentos estrangeiros, por autoridades diplomáticas ou consulares, não serão mais necessários a partir do próximo dia 14 de agosto de 2016.
Com a promulgação do Decreto nº 8.660/2016, que internaliza a adesão do Brasil à Convenção de Haia, o trâmite para legalizar documentos estrangeiros e documentos brasileiros destinados a produzir efeitos no exterior será simplificado.
De acordo com o novo procedimento, os documentos brasileiros a serem remetidos ao exterior devem receber a Apostila emitida por Autoridade Competente, no Brasil, para terem validade imediata em todos os demais Estados-Parte da Convenção (hoje, em número de 105). Da mesma forma, documentos estrangeiros contendo Apostila emitida por qualquer dos Estados-Parte terão validade no Brasil sem a necessidade de legalização em repartições da rede consular brasileira no exterior.
A Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros delimita, em seu Art. 1º, os documentos que terão a legalização suprimida ao adentrarem em Estado dela signatário (lista em anexo). São eles:
- Documentos provenientes de uma autoridade ou de um agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive os documentos provenientes do Ministério Público, de escrivão judiciário ou de oficial de justiça;
- Documentos administrativos;
- Atos notariais; e
- Declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registro de um documento ou a sua existência em determinada data, e reconhecimentos de assinatura.
Nos termos da Convenção de Haia, a única formalidade que poderá ser exigida para atestar a autenticidade da assinatura, a função ou cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou carimbo aposto no documento, consiste na aposição da apostila.
Para tanto, é disponibilizado no próprio corpo da Convenção o modelo oficial da apostila, que somente poderá ser emitida por órgão autorizado e competente no país, responsável também por anexá-la ao documento estrangeiro ou mesmo colocá-la sobreposta no próprio documento, conforme exigência do Art. 4 da Convenção.
Em nota oficial, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) declarou estar em processo de elaboração da resolução que irá normatizar a emissão das apostilas no Brasil, sendo que foi definido que Serventias Extrajudiciais serão os órgãos responsáveis por esta função.
Vale ressaltar, entretanto, que os documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares, bem como os documentos administrativos diretamente relacionados a operações comerciais ou aduaneiras não estão sujeitos à Convenção (art.1° alínea “a” e “b”), o que configura situação de inexigibilidade de aposição de apostila.
A Convenção autoriza, ainda, a dispensa do processo de apostila, mediante celebração de acordos paralelos entre os seus signatários (art. 3º da Convenção de Haia). Assim, os acordos de dispensa de exigências celebrados anteriormente pelo Brasil (como os acordos de cooperação com França, Portugal, Argentina, entre outros) permanecem vigentes.
Note-se, entretanto, que o processo de apostila não dispensa a obrigatoriedade de sua tradução por tradutor público juramentado e de registro nos Cartórios de Registro de Títulos e Documentos (Parágrafo 6º do art. 129 da Lei de Registros Públicos).
Por fim, observe-se que este processo de apostila não é obrigatório, mas alternativo ao procedimento atualmente em vigor. Por isso, para fins de produção de efeitos no Brasil, o interessado poderá optar por adotar o já existente procedimento de consularização, ou de apostila, a seu exclusivo critério, observados os países vinculados e a disponibilidade do procedimento no país de origem do documento.
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