Todas as sociedades empresárias Limitadas e Sociedades Anônimas, independentemente do seu tamanho, devem realizar Reunião de Sócios ou Assembleia Geral Ordinária, para discussão e aprovação, nos termos do artigo 1.078 do Código Civil e artigo 132 da Lei 6.404/76:
- das contas da administração e balanço patrimonial da sociedade;
- quanto à destinação do lucro líquido e distribuição de dividendos, se houver; e
- para nomeação de administradores e membros do conselho de auditores, quando for o caso.
A Assembleia Geral Ordinária/Reunião de Sócios deve ser realizada nos quatro meses seguintes ao término do exercício social e arquivada na Junta Comercial do Estado em que a sede da sociedade está localizada. Desse modo, considerando que o exercício financeiro de 2021 da maioria das empresas brasileiras terminou em 31 de dezembro de 2021, a reunião anual deverá ser realizada até 30 de abril de 2022.
Não se recomenda, entretanto, deixar para última hora. Antes da efetiva realização do conclave, as Sociedades Anônimas, por exemplo, podem ter que cumprir com uma série de preparativos, tais como a divulgação:
- Dos Editais de Convocação;
- Do Relatório da Administração;
- Das Demonstrações Financeiras; e
- Do Parecer dos Auditores Independentes
Importante ressaltar que a discussão e votação das demonstrações financeiras das sociedades empresárias são mais do que uma mera formalidade, já que consistem em obrigação legal que vai além do risco de uma eventual fiscalização, pois permite aos acionistas a análise dos atos praticados pelos administradores e a possibilidade de solicitarem esclarecimentos referentes às obrigações assumidas pela sociedade. A aprovação das contas dos administradores inclusive exime estes de responsabilidade.
No início da pandemia foram introduzidas inovações legislativas que permitiram a realização de assembleias de forma virtual facilitando a realização e a participação de acionistas.
A grande novidade esse ano diz respeito a modificação sobre as regras das publicações obrigatórias dos atos em jornais.
As sociedades anônimas de capital aberto e fechado deverão, a partir de janeiro deste ano, realizar as publicações obrigatórias somente em jornal de grande circulação editado na localidade da sua sede, de forma resumida, e, simultaneamente, deverá ser realizada a divulgação da íntegra dos documentos no site do mesmo jornal. Assim, visando desburocratizar e modernizar a vida das companhias, a nova regra extingue a necessidade de se realizar as publicações obrigatórias em Diários Oficiais.
As publicações das demonstrações financeiras devem ser realizadas de forma resumida, mas deverão conter, “no mínimo, em comparação com os dados do exercício social anterior, informações ou valores globais relativos a cada grupo e a respectiva classificação de contas ou registros, assim como extratos das informações relevantes contempladas nas notas explicativas e nos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se houver.”
Além disso, as publicações das companhias fechadas com receita bruta anual de até R$78 milhões podem ser feitas através do sistema SPED - Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital, e, portanto, não precisam mais fazer publicações em Diários Oficiais e nem jornais de grande circulação.
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A Equipe Societária do Azevedo Sette Advogados coloca-se à disposição para esclarecimentos e providências adicionais sobre o assunto.