A realização de Assembleia Geral Ordinária e de Reunião de Quotistas é obrigatória para as sociedades anônimas e para as sociedades limitadas de qualquer porte, devendo ser realizada anualmente para deliberar sobre as matérias determinadas em lei (art. 132 da Lei das S/A e art. 1.078 do Código Civil).
De acordo com o artigo 132, da Lei das S/A, e, com o artigo 1.078, do Código Civil, as sociedades anônimas e as sociedades limitadas de qualquer porte devem realizar, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social (30 de abril para a maioria das sociedades), Assembleia Geral Ordinária (AGO) ou Reunião de Quotistas (RQ) para deliberação sobre as seguintes matérias:
- tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras;
- deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos;
- eleger os administradores e os membros do conselho fiscal, quando for o caso.
A AGO e a RQ são obrigatórias, devendo realizar-se no prazo e na forma estipulada pela lei, para deliberação das matérias indicadas acima.
A lei exige a sua realização anual, mesmo que não haja administradores a serem eleitos ou lucros a serem distribuídos.
A aprovação, sem reservas, das demonstrações financeiras, na forma acima, exonera de responsabilidade os administradores, salvo se atuarem com erro, dolo ou simulação.
A ata de AGO e de RQ devem ser submetidas a registro e arquivamento perante o Registro do Comércio do Estado da sede da sociedade, sendo que, no caso das sociedades anônimas, a ata de AGO também deve ser publicada em jornal oficial e de grande circulação na sede social.
Vale lembrar ainda que as sociedades anônimas e as sociedades limitadas devem, previamente à realização da AGO, colocar à disposição dos acionistas e sócios os documentos referidos no artigo 133, da Lei das S/A, e no artigo 1.078, do Código Civil.
As sociedades anônimas devem, também, publicar suas demonstrações financeiras, o relatório da administração e o parecer dos auditores independentes, se houver, em jornal oficial e de grande circulação na sede social.
A obrigatoriedade de publicação das demonstrações financeiras das sociedades limitadas de grande porte é objeto de discussão doutrinária, administrativa (pelos órgãos de registro de empresa) e judicial. A sociedade limitada de grande porte deve avaliar a publicação de suas demonstrações financeiras em vista de particularidades aplicáveis caso a caso.
A Equipe de Consultoria Empresarial do Azevedo Sette Advogados coloca-se à disposição de V.S.as para esclarecimentos e providências adicionais sobre o assunto.