As sociedades anônimas e as sociedades limitadas de qualquer porte devem realizar, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social (30 de abril para a maioria das sociedades), Assembleia Geral Ordinária (“AGO”) ou Reunião Anual de Quotistas (“RQ”).
Posteriormente à sua realização, a ata da AGO ou de RQ deve ser submetida ao registro e arquivamento perante a Junta Comercial do estado onde estiver localizada a sede da sociedade.
O processo de elaboração, registro e eventuais publicações prévias e posteriores é objeto de constantes dúvidas. Buscando facilitar a compreensão sobre o tema, elaboramos uma lista com as perguntas mais frequentes sobre esse processo. Confira abaixo:
- Qual o procedimento para convocação da assembleia ou reunião de sócios?
O edital de convocação da AGO deverá ser publicado por 3 vezes no Diário Oficial e em jornal de grande circulação na sede da sociedade, contendo a ordem do dia, o local e horário da assembleia.
No entanto, se todos os acionistas da companhia comparecerem na AGO presencialmente ou por meio de procuradores devidamente constituídos, a ausência de convocação é considerada sanada, dispensando-se a publicação (Art. 124, caput e § 4º da Lei 6.404/76).
- Toda sociedade anônima precisa publicar balanço?
Não. Em regra geral, toda sociedade anônima, independentemente de ser companhia aberta ou fechada, precisa publicar suas demonstrações financeiras, incluindo o balanço patrimonial.
No entanto, exceção a essa regra se faz às sociedades anônimas com menos de 20 acionistas e patrimônio líquido inferior a R$ 1.000.000,00 (art. 294 da Lei 6.404/76). Sociedades anônimas que se enquadrem nessa exceção deverão apenas arquivar cópias autenticadas de suas demonstrações financeiras na Junta Comercial, juntamente com a ata de AGO que deliberar sobre elas.
- Sociedades limitadas de médio e pequeno porte precisam aprovar contas? E publicar o balanço?
Todas as sociedades limitadas, independentemente de seu porte, devem realizar a aprovação de contas, que deverá ocorrer através de uma ata de RQ, mas não precisam publicar balanço patrimonial. Em Minas Gerais, contudo, o balanço patrimonial deve ser arquivado juntamente com a ata de RQ perante a Junta Comercial (Entendimento 036/2009).
- Sociedade limitada de grande porte precisa publicar balanços? E precisa auditar?
Aplicam-se às sociedades limitadas de grande porte as disposições da Lei das Sociedades Anônimas sobre escrituração e elaboração de demonstrações financeiras e a obrigatoriedade de auditoria independente por auditor registrado na Comissão de Valores Mobiliários (Art. 3º da Lei 11.638/07).
O conceito de Sociedade de Grande Porte foi introduzido pela Lei 11.638/2007, que caracteriza aquela sociedade que tiver apurado, ou integrar um conjunto de sociedades sob o controle comum que tenha apurado, no exercício anterior, ativo total superior a R$240.000.000,00 ou receita bruta anual superior a R$300.000.000,00.
A obrigação de publicação de balanços de sociedades de grande porte é tema controverso, inclusive em discussão judicial, já que a Lei 11.638/2007 não é expressa sobre essa obrigatoriedade. Sem prejuízo, enquanto não há decisão definitiva sobre esse tema, as Juntas Comerciais têm exigido a publicação das demonstrações financeiras das sociedades de grande porte.
Ou seja, atualmente, as sociedades limitadas que se enquadrem no conceito de sociedade de grande porte precisam publicar suas demonstrações financeiras, inclusive balanço, bem como audita-las.
- Qual é o procedimento para publicação do balanço final anual?
A publicação das demonstrações financeiras, inclusive o balanço patrimonial, deverá ser realizada no Diário Oficial e em jornal de grande circulação da localidade da sede da companhia em até 5 dias antes da AGO (Arts. 289 e 133, § 3º, da Lei 6.404/76, bem como regulamentação do Manual de Registro de Sociedades Anônimas do Departamento de Registro Empresarial e Integração – DREI).
Em caso de comparecimento de todos os acionistas, será dispensada a publicação dos anúncios que as demonstrações financeiras se acham a disposição dos acionistas na sede da companhia e será sanada a inobservância do prazo de 5 dias para a publicação das demonstrações financeiras, desde que haja publicação destas antes da AGO (Art. 133, § 4º, da Lei 6.404/76).
- Após realizadas as publicações do balanço, ele deve ser registrado na Junta Comercial?
Não. Após a publicação das demonstrações financeiras da companhia, basta transcrever na ata de AGO os dados referentes à publicação (data, jornal e páginas). A menção dessas informações na ata de AGO dispensa o registro dos mesmos na Junta Comercial (Manual de Registro de Sociedades Anônimas do DREI).
- A ata de Assembleia Geral Ordinária que aprova o balanço tem que ser registrada na Junta Comercial?
Sim. A ata de AGO e RQ que aprova as demonstrações financeiras da companhia, inclusive o balanço patrimonial, deverá ser arquivada na Junta Comercial do estado onde se localiza a sede da companhia (art. 134, § 5º, da Lei 6.404/76).
- Após a aprovação da Junta Comercial, é obrigatória a publicação da Ata de AGO em jornais de grande circulação?
Sim. A ata de AGO deverá ser publicada no Diário Oficial e em jornal de grande circulação da localidade da sede da companhia posteriormente ao registro na respectiva Junta Comercial, sendo que poderá ser publicado apenas o extrato da ata, com o sumário dos fatos ocorridos e a transcrição das deliberações tomadas (130, §3º e 134, §5º, da Lei 6.404/76).
- Após a publicação da ata de AGO que aprovou as demonstrações financeiras, é necessário realizar o registro destas publicações na Junta Comercial?
Sim. As publicações da Ata de AGO deverão ser arquivadas na Junta Comercial (artigos 289 e 134, §5º, da Lei 6.404/76).
- Quais as consequências se não forem cumpridas as formalidades referentes à aprovação de contas?
Como a realização da AGO e RQ é uma determinação legal, apesar de não haver uma multa prevista, há inúmeras consequências para as sociedades, sócios e administradores. Citamos algumas situações a seguir. A aprovação de contas normalmente é exigida em processos licitatórios ou em processos de obtenção de financiamentos em bancos públicos ou privados.
A aprovação de contas exige a responsabilidade dos administradores pelas contas. A publicação inicia prazo de contagem prescricional para interposição de ação para buscar a anulação das deliberações tomadas em assembleia. A Junta Comercial poderá suspender quaisquer registros de atos societários até que haja a apresentação da AGO ou RQ para arquivamento (inclusive eleição de novos diretores).
- O diretor que também é acionista está impedido de votar na aprovação de contas?
Sim, os administradores estão impedidos de votar na aprovação das contas. A finalidade da Lei ao prever essa restrição é de impedir que o administrador participe da deliberação voltada à aprovação de suas próprias contas (Art. 134 § 1º e 145 da Lei 6.404/76).
Artigo por Ana Paula Terra Caldeira, Luísa Margotti de Carvalho e Flávia Câmara e Castro. As autoras são, respectivamente, sócia, advogada e trainee do Departamento de Direito Societário do Azevedo Sette Advogados.