Por Juliana Petrella Hansen*
Quadros de aviso fixados, prontuários em pastas suspensas, formulários impressos e dentre tantos outros meios físicos de comunicação com os empregados estão cada vez mais em desuso nas relações de emprego em substituição ao uso de tecnologias de informação e comunicação, tais como: WhatsApp®, blogs, intranet, aplicativos próprios de empresas, assinatura digital, biometria, redes sociais, entre outras plataformas, softwares e recursos tecnológicos.
Qual a importância destas mudanças para o direito do trabalho? São muitos os aspectos: Proteção de dados, segurança da informação, direitos individuais, eficácia e exigibilidade de obrigações assumidas via plataformas digitais.
Trazemos abaixo alguns exemplos práticos:
- WhatsApp®: todo o tipo de comunicação circula por meio deste aplicativo que se anuncia como substituto dos e-mails. Daí a necessidade de o empregador revisitar suas políticas internas e tomar cautelas em relação a permissão, ou não, do uso desta ferramenta. Os problemas que surgem do uso desautorizado passam por questões atreladas desde a segurança e sigilo de informações, proteção de dados e até mesmo problemas de relacionamento e indenizações por danos morais.
- Rede Sociais: O uso das redes sociais, sejam as abertas como Facebook®, Instagram®, LinkedIn® ou internas de empresas viabilizam postagens que, sem a cautela devida, podem comprometer a idoneidade e integridade das informações atreladas a empresa/empregador. A indexação de hashtags em postagens, por exemplo, é um dos pontos mais sensíveis, pois expõe de forma ampla imagens e opiniões daquele que a registra na rede social e, por isto, podem vincular a marca da empresa/empregador. Assim, imagina-se a situação em que um empregado utiliza indevidamente uma hashtag vinculando ao nome de seu empregador. Quais seriam as consequências em relação ao contrato de trabalho? Poderia o empregador, por isso, monitorar as redes sociais de seus empregados?
Por outro lado, seria lícita uma convocação de assembleia de empregados via rede sociais? Em que situações é possível utilizar a rede social como forma de comunicação dos empregados? Sabe-se que estas redes sociais abertas, como as citadas, coletam dados de seus usuários e, neste sentido, quais seriam os impactos para a empresa que usa a rede social como uma ferramenta de comunicação com seus empregados? São desafios que precisam ser enfrentados para o uso deste tipo de plataforma de forma consciente aos riscos envolvidos.
- Assinatura física de documentos: Este é o tema de maior dificuldade. Em tempos de apelo ambiental para redução de papéis e otimização de espaços, quanto menor o volume de documentos físicos guardados, melhor. Porém, a legislação precisa ser em muito aprimorada, pois a guarda física ainda é exigível para vários documentos. A CTPS, por exemplo, já existe em plataforma eletrônica, por meio de aplicativo gerido pelo órgão do Ministério da Economia - Dataprev, contudo, tal recurso não substituiu o documento físico.
Mas há oportunidades de melhorias, como por exemplo, termos de ciência e recebimento de políticas internas e até mesmo de contratos de trabalho. Evidente que os registros físicos legalmente exigidos, como por exemplo, carteira de trabalho assinada, não devem ser suprimidos, todavia, desde que haja um conjunto de boas práticas que assegurem a idoneidade e integridade do documento, a produção eletrônica de documentos e assinatura eletrônica passa a ser uma possibilidade real. Exemplo prático é o próprio registro eletrônico por biometria de jornada trabalho. Há lastro da jurisprudência validando cartões de ponto eletrônico sem assinatura do empregado em seu aspecto de registro formal, restringindo a análise quanto a idoneidade e integridade do conteúdo dos registros.
- Aplicativos/Chats: aplicativos e/ou chats como canais de informação sobre rotinas de recursos humanos, políticas internas, regulamentos, dados relacionados ao próprio empregado, como por exemplo, períodos de férias, elegibilidade a determinada política ou benefício têm sido cada vez mais utilizados como ferramentas de comunicação. Novamente, o alerta fica em relação aos cuidados com a transferência de informações sensíveis, especialmente se estes canais forem administrados por terceiros, além de garantir a integridade e precisão das informações passadas a fim de evitar erros de informação que gerem qualquer expectativa de direito e/ou passivo trabalhista.
Estes são breves apontamentos sobre o uso de tecnologia para comunicação com os empregados e, por ser praticamente irrecusável o uso destas ferramentas tecnológicas, há necessidade de implementar boas práticas para garantir segurança jurídica. Pensar sobre tais práticas e soluções que visem a segurança jurídica, passa, ao nosso sentir, por um processo de reeducação de todos os envolvidos, empregados e empregadores, de modo que a agilidade de tais formas de comunicação não mitigue a assunção de direitos e obrigações das partes envolvidas!
* Advogada sênior da área Trabalhista no escritório São Paulo Azevedo Sette Advogados.